Anskaffelsesprotokoll

En anskaffelsesprotokoll er oppdragsgivers skriftlige nedtegnelse av de vesentlige forholdene i en anskaffelse: hvem som deltok, hvem som ble avvist og hvorfor, hvem som ble valgt og hvorfor, og hva kontrakten er verdt. Ifølge DFØ er formålet å sikre etterprøvbarhet, altså at det kan kontrolleres at beslutningene er tatt etter reglene.

Plikten gjelder alle anskaffelser fra 500 000 kroner, som er forskriftens nedre grense (§ 1-1). I del I, fra 500 000 til 1,3 millioner kroner og for helse- og sosialtjenester under 8,7 millioner kroner, sier forskriften bare at vesentlige forhold for gjennomføringen skal nedtegnes eller samles i en protokoll (§ 7-1 tredje ledd). Den stiller ingen krav til form, og ifølge DFØ kan opplysningene ligge i flere dokumenter så lenge de enkelt kan samles. Omfanget avhenger ifølge DFØ av verdien, omfanget og kompleksiteten: en anskaffelse like over 500 000 kroner krever enklere protokollføring enn en som er nær 1,3 millioner kroner.

I del II og del III lister forskriften hva protokollen skal inneholde, i den utstrekning det er relevant (§ 10-5 og § 25-5). For helse- og sosialtjenester fra 8,7 millioner kroner (del IV) gjelder listen i del II (§ 30-1 sjuende ledd). Begge listene har blant annet oppdragsgiveren, hva som skal anskaffes og den anslåtte verdien, hvilke leverandører som har bedt om å delta og levert tilbud, hvem som ble valgt ut når antallet deltakere var begrenset og hvorfor, hvem som ble avvist og hvorfor, navnet på den valgte leverandøren, begrunnelsen for valget og kontraktens verdi, hvilke deler underleverandører skal utføre når det er kjent, tilfeller av inhabilitet eller konkurransevridning som følge av dialog med leverandørene, og begrunnelsen for en avlysning.

Listene er ikke like. I del II skal protokollen også navngi leverandørene oppdragsgiver har dialog med, med en kort begrunnelse for utvelgelsen, og begrunne det hvis oppdragsgiver fraviker det anskaffelsesdokumentene sa om planlagt dialog. Listen i § 10-5 har dessuten begrunnelsen for å reservere en konkurranse om helse- og sosialtjenester for ideelle organisasjoner, noe oppdragsgiver kan gjøre i del IV (§ 30-2a). I del III skal den begrunne at kontrakten ikke er delt opp, valget av konkurranse med forhandling eller konkurransepreget dialog, og bruk av konkurranse med forhandling uten forutgående kunngjøring eller anskaffelse uten konkurranse. Den skal også navngi leverandørene som fikk tilbudet forkastet da antallet ble redusert, og hvorfor.

Under en rammeavtale skal det føres protokoll bare når oppdragsgiver gjenåpner konkurransen (§ 10-5 tredje ledd og § 25-5 tredje ledd). Ved siden av protokollen skal oppdragsgiver oppbevare dokumentasjon som er tilstrekkelig til å begrunne viktige beslutninger, ved anskaffelser over EØS-terskelverdiene i minst tre år fra kontraktsinngåelsen, og selve kontrakten gjennom hele kontraktsperioden (§ 7-1).

Et råd: be tidlig om protokollen når du har tapt, eller når noe i konkurransen virker galt. Den viser det du ellers ikke ser: hvor mange som leverte tilbud, hvem som ble avvist og hvorfor, og i del III hvorfor kontrakten ikke ble delt opp. Den siste begrunnelsen kan stå i anskaffelsesdokumentene i stedet, og den kan ikke overprøves (§ 19-4 andre ledd).

Forskriften gir deg ingen egen rett til protokollen. Innsyn følger av offentleglova, som gir alle rett til å kreve innsyn i saksdokumentene til organer som er omfattet av den, også om du ikke deltok i konkurransen (§ 3). Oppdragsgiver kan unnta protokollen og tilbudene til valget av leverandør er gjort (§ 23 tredje ledd). Etter det er de ifølge DFØ i utgangspunktet offentlige, allerede i karensperioden. Opplysninger under taushetsplikt, som forretningshemmeligheter, er fortsatt unntatt (§ 13). Oppdragsgivere som ikke er omfattet av offentleglova, skal etter forskriften gi innsyn i kontrakten, fra 11,6 millioner kroner for varer og tjenester og fra 96 millioner kroner for bygg og anlegg (anskaffelsesforskriften § 7-3). Ifølge DFØ gjelder plikten bare selve kontrakten, ikke de underliggende dokumentene. Hvordan du ber om innsyn, og hva som kan sladdes, står under innsyn i tilbud.

Les protokollen med riktige forventninger. Den skal ha begrunnelsen for valget og kontraktens verdi, men forskriften nevner ikke poeng per tildelingskriterium, og hvor mye protokollen viser om evalueringen, varierer. Mange konkurransegjennomføringsverktøy (KGV) har funksjonalitet for protokollen, og ifølge DFØ fylles mye ut automatisk. DFØ skriver at det likevel er viktig å kontrollere manuelt at alle vesentlige forhold og viktige avgjørelser er tilstrekkelig dokumentert. Et råd: be om protokollen, tilbudene og eventuelle egne evalueringsdokumenter i samme henvendelse, og sammenlign begrunnelsen i protokollen med den du fikk i tildelingsbeslutningen. Avvik mellom dem, eller mellom protokollen og det konkurransegrunnlaget sa, kan du ta opp med oppdragsgiver.

En kommune holder en åpen tilbudskonkurranse om vaktmestertjenester for 1,8 millioner kroner. Det er under EØS-terskelverdien på 2,5 millioner kroner for kommuner, så del II gjelder. Konkurransegrunnlaget sier at kommunen planlegger dialog med de tre best rangerte etter tilbudsfristen. Dere blir rangert som nummer tre, men blir ikke invitert, og tildelingsbeslutningen sier at vinneren hadde den beste bemanningsplanen. Dagen etter ber dere om innsyn i protokollen og vinnerens tilbud. Valget er gjort, så unntaket for protokoll og tilbud i offentleglova gjelder ikke lenger. Protokollen viser at fem leverandører leverte tilbud, at ett ble avvist for et vesentlig avvik, og at kommunen hadde dialog med bare to, fordi forskjellen ned til nummer tre var stor. Ifølge DFØ binder planen ikke kommunen, men avviket fra den skal begrunnes i protokollen, og nå kan dere vurdere begrunnelsen. I vinnerens tilbud er timeprisene sladdet, men totalprisen står.