Innkjøpssentral

En innkjøpssentral er en oppdragsgiver som foretar samordnede innkjøp for andre oppdragsgivere (anskaffelsesforskriften § 4-3). Samordnede innkjøp betyr at sentralen på permanent grunnlag enten kjøper varer og tjenester til bruk for andre oppdragsgivere, eller tildeler kontrakter og inngår rammeavtaler om varer, tjenester eller bygge- og anleggsarbeider for dem. Sentralen kan også yte tilknyttede innkjøpstjenester, for eksempel stille teknisk infrastruktur til rådighet, gi råd om anskaffelser eller forberede og gjennomføre anskaffelser på vegne av andre.

Det gir to modeller. I den første kjøper sentralen i eget navn og for egen regning og selger videre til oppdragsgiverne, og da er det sentralen du leverer til. I den andre inngår sentralen kontrakter eller rammeavtaler på vegne av oppdragsgiverne, og de bruker avtalene selv (DFØ). Sentralen er selv oppdragsgiver og må følge anskaffelsesreglene når den gjennomfører konkurransen.

Reglene om å kjøpe fra eller gjennom en innkjøpssentral står i § 7-8. Paragrafen er i forskriftens del I og gjelder derfor alle anskaffelser fra 500 000 kroner. En oppdragsgiver kan kjøpe varer og tjenester fra en innkjøpssentral. Den kan også kjøpe varer, tjenester og bygge- og anleggsarbeider gjennom sentralen, ved å bruke kontrakter sentralen har tildelt, rammeavtaler den har inngått eller dynamiske innkjøpsordninger den har etablert. Da skal oppdragsgiveren være identifisert i kunngjøringen. Kjøper oppdragsgiveren fra eller gjennom sentralen, anses den å ha overholdt forskriften. Den er likevel selv ansvarlig for de delene av anskaffelsen den gjennomfører, også når den inngår kontrakter under sentralens rammeavtale eller dynamiske innkjøpsordning. Selve avtalen med sentralen om innkjøpsaktivitetene, også om tilknyttede innkjøpstjenester, kan oppdragsgiveren inngå uten å følge forskriften (§ 7-8 tredje ledd). Forsyningsforskriften har samme regel i § 7-7.

For deg som leverandør betyr en innkjøpssentral at behovet til mange oppdragsgivere kan samles i én konkurranse. Oppdragsgiverne som er identifisert i kunngjøringen, kan bruke avtalen uten å holde egen konkurranse om den. Er avtalen en rammeavtale, får du adgang til å få kontrakter fra oppdragsgiverne som kan bruke den, bare hvis du vinner en plass. Taper du, kan du ikke få kontrakter under rammeavtalen så lenge den løper, og en rammeavtale etter del II og del III i anskaffelsesforskriften kan normalt vare i høyst fire år, se siden om rammeavtale.

Størrelsen endrer også hvilke regler som gjelder. Verdien av en rammeavtale er den maksimale verdien av alle kontraktene som forventes inngått i avtalens varighet (§ 5-4 femte ledd). Når mange oppdragsgivere skal bruke samme avtale, kan den samlede verdien komme over EØS-terskelverdiene selv om hver av dem alene ville kjøpt for lite til å ha kunngjøringsplikt. For vare-, tjeneste- og bygge- og anleggskontrakter gjelder da del III, med kunngjøring i TED og faste minstefrister. Se eksempelet.

Et råd: les i kunngjøringen hvilke oppdragsgivere som kan bruke avtalen, og i konkurransegrunnlaget hvor stor avtalen er og hvordan kontraktene fordeles mellom leverandørene. Det avgjør hva en plass er verdt for deg, og om du kan levere til alle.

Når en oppdragsgiver tildeler en kontrakt under sentralens rammeavtale, er det den oppdragsgiveren som må følge reglene for tildelingen (§ 7-8 andre ledd). Ifølge DFØ har KOFA i flere saker lagt til grunn at et avrop som ikke kan forankres i rammeavtalen, kan være en ulovlig direkte anskaffelse, blant annet i sak 2022/290. Mener du at et kjøp under avtalen går utover det avtalen dekker, er det oppdragsgiveren som gjorde kjøpet, som har ansvaret. Se siden om direkte anskaffelse.

Åtte kommuner kjøper arbeidsklær gjennom en innkjøpssentral som de eier sammen. Sentralen kunngjør en rammeavtale på fire år, og alle åtte kommunene er identifisert i kunngjøringen. Hver kommune regner med å kjøpe for høyst 300 000 kroner i året, altså 1,2 millioner kroner over fire år. Hadde hver kommune kjøpt alene, ville kontrakten vært under 1,3 millioner kroner og uten kunngjøringsplikt. Samlet er avtalen verdt 8 × 1,2 = 9,6 millioner kroner eksklusive merverdiavgift. Det er over 2,5 millioner kroner, EØS-terskelverdien for vare- og tjenestekontrakter hos andre oppdragsgivere enn statlige myndigheter, så del III gjelder, og konkurransen kunngjøres også i TED.

En lokal leverandør som før ble invitert direkte av én av kommunene, må nå vinne en plass på avtalen for å selge arbeidsklær til kommunene under den. Tre leverandører får plass. Når én av kommunene senere tildeler en kontrakt under avtalen, må kommunen følge reglene for tildeling under rammeavtalen, se siden om avrop.