KGV (konkurransegjennomføringsverktøy)

KGV, konkurransegjennomføringsverktøy, er det elektroniske verktøyet oppdragsgiveren bruker til å gjennomføre en konkurranse. Ordet står ikke i loven eller forskriften. DFØ og Doffin bruker det, mens forskriften taler om elektroniske kommunikasjonsmidler og om verktøy og løsninger for elektronisk kommunikasjon.

I verktøyet lager oppdragsgiveren kunngjøringen og sender den til Doffin, og der deler den konkurransegrunnlaget, kommuniserer med leverandørene og tar imot tilbudene. DFØ skriver at oppdragsgivere i dag må ha et KGV for å kunne publisere en kunngjøring i Doffin og TED, og Doffin tar bare imot kunngjøringer fra slike verktøy. Doffin er altså databasen der du finner konkurransen, mens verktøyet er stedet der den gjennomføres. Oppdragsgiveren skaffer verktøyet selv (DFØ), så leverer du til flere oppdragsgivere, kan du måtte bruke flere verktøy.

Kravet om elektronisk kommunikasjon står i anskaffelsesforskriften kapittel 22. All kommunikasjon og informasjonsutveksling mellom oppdragsgiveren og leverandørene skal skje skriftlig og elektronisk (§ 22-1). Muntlig kommunikasjon er tillatt hvis den dokumenteres, men aldri for anskaffelsesdokumentene, forespørsler om å delta, bekreftelser av interesse og tilbud. Kapittel 22 står i del III, men gjelder også del II (§ 8-20) og del IV for helse- og sosialtjenester (§ 30-1 sjette ledd). Kravet gjelder dermed fra og med 1,3 millioner kroner, også for særlige tjenester, men for helse- og sosialtjenester først fra og med 8,7 millioner kroner. Mellom 500 000 og 1,3 millioner kroner, og for helse- og sosialtjenester under 8,7 millioner kroner, gjelder bare del I. Del I har ingen regel om kommunikasjonsmiddel. Der er det i praksis forespørselen eller konkurransegrunnlaget som forteller hvordan du skal levere, så følg det som står der. Forsyningsforskriften har de samme kravene i kapittel 18, for sin del II og del III.

Verktøyet skal være ikke-diskriminerende og alminnelig tilgjengelig, fungere med vanlige IKT-produkter og ikke begrense mulighetene dine til å delta (§ 22-2). Ingen skal ha tilgang til innholdet i tilbudene før fristen har løpt ut, og tidspunktet for når et tilbud er mottatt, skal kunne fastslås nøyaktig (§ 22-3).

Tilbudet ditt leverer du der konkurransegrunnlaget sier, i konkurranser etter del II og del III som regel i oppdragsgiverens KGV, ikke i Doffin. Leverer du på en annen måte enn oppdragsgiveren krever, for eksempel på e-post når levering i verktøyet er påkrevd, skal tilbudet avvises (§ 9-4 i del II og § 24-1 i del III). Det samme gjelder et tilbud som ikke er mottatt innen tilbudsfristen.

Råd om innlevering, som er råd og ikke regler. Registrer deg i verktøyet tidlig og meld deg på varsler, så du får rettelser og svar på spørsmål. Les tilbudsfristen med dato og klokkeslett, og sett din egen frist minst et døgn før. Last opp i god tid: store filer, mange vedlegg, ESPD-skjemaet i konkurranser etter del III og en eventuell elektronisk signatur tar tid. Etter forskriften er det mottakstidspunktet som teller (§ 9-4 og § 24-1), ikke når du begynte å laste opp. Hvilket øyeblikk verktøyet regner som mottatt, kan variere, så sjekk i verktøyet. Kontroller etterpå at alle dokumentene er med, og ta vare på kvitteringen hvis verktøyet gir en. Svikter verktøyet, kontakt brukerstøtten og oppdragsgiveren med en gang, og dokumenter feilen med tidspunkt. Hvem som bærer risikoen når selve verktøyet svikter, er ikke avklart i kildene, se spørsmålet om det nedenfor.

Spørsmål underveis sender du skriftlig, i den kanalen konkurransegrunnlaget angir. Oppdragsgiveren kan kreve elektronisk signatur, elektronisk segl eller elektronisk identitetsbevis når du leverer tilbudet, og kravene til sikkerhetsnivå skal stå i konkurransegrunnlaget (§ 22-5).

En IT-konsulent vil levere tilbud i en åpen anbudskonkurranse fra et direktorat, verdt 3 millioner kroner eksklusive merverdiavgift. Det er over 1,63 millioner kroner, EØS-terskelverdien for statlige myndigheters tjenestekontrakter, så del III gjelder. Hun finner kunngjøringen i Doffin og følger internettadressen i kunngjøringen til direktoratets KGV, der hun laster ned konkurransegrunnlaget. For å levere registrerer hun firmaet i verktøyet.

Tilbudsfristen er 1. desember klokken 12.00. Hun planlegger å levere dagen før, men blir forsinket og starter opplastingen klokken 11.50 på fristdagen. Filene er store, og verktøyet registrerer tilbudet som mottatt klokken 12.03. Tilbudet er ikke mottatt innen tilbudsfristen og skal avvises (§ 24-1). Hadde hun levert dagen før, slik hun planla, hadde hun hatt et døgn å gå på.