Tilbudsfrist

Tilbudsfristen, i dagligtale også kalt anbudsfrist, er det siste tidspunktet du kan levere tilbud i en konkurranse. Oppdragsgiver fastsetter den, og den står i kunngjøringen eller konkurransegrunnlaget. I en begrenset konkurranse leverer du først en forespørsel om å delta, med egen frist, og tilbudsfristen står i invitasjonen til å gi tilbud hvis den ikke står i anskaffelsesdokumentene fra før (§ 8-17 andre ledd, § 14-1, § 23-2 fjerde ledd og § 30-5 andre ledd).

Hvor lang fristen skal være, avhenger av hvilken del av anskaffelsesforskriften som gjelder. Del II gjelder fra 1,3 millioner kroner ekskl. mva. og opp til EØS-terskelverdiene, og for særlige tjenester fra 1,3 millioner kroner uten øvre grense. Del III gjelder fra og med EØS-terskelverdiene for vare-, tjeneste- og bygge- og anleggskontrakter, men ikke for særlige tjenester og helse- og sosialtjenester. I begge skal oppdragsgiver ta hensyn til kontraktens kompleksitet og tiden det tar å lage tilbud (§ 8-14 og § 20-1 første ledd). Del III har i tillegg minstefrister for tilbud i åpen og begrenset anbudskonkurranse og i konkurranse med forhandling etter forutgående kunngjøring, med unntak som står i spørsmålene nedenfor og på siden om anbudskonkurranse. Del II har ingen minstefrister for tilbud, og det har heller ikke del IV, for helse- og sosialtjenester fra og med 8,7 millioner kroner ekskl. mva., der fristen skal stå i kunngjøringen (§ 30-5). Fra 500 000 til 1,3 millioner kroner ekskl. mva., og for helse- og sosialtjenester under 8,7 millioner kroner, gjelder bare del I, og den har ingen regel om tilbudsfrist.

Har oppdragsgiver oppgitt dato og klokkeslett, er det klokkeslettet som gjelder. Er fristen bare oppgitt i dager, går den ut kl. 23.59 på siste dag. Hvordan dagene telles, står i spørsmålene nedenfor.

Kommer tilbudet for sent, skal oppdragsgiver avvise det i konkurranser etter del II og III (§ 9-4 første ledd bokstav a og § 24-1 første ledd bokstav a). En forespørsel om å delta som kommer for sent, kan oppdragsgiver avvise, men har ikke plikt til det (§ 9-4 andre ledd bokstav a og § 24-1 andre ledd bokstav a). Del I og del IV har ingen regler om avvisning.

I konkurranser etter del III skal oppdragsgiver forlenge tilbudsfristen forholdsmessig når endringer i anskaffelsesdokumentene gjør at leverandørene trenger mer tid, og når oppdragsgiver gir tilleggsopplysninger senere enn seks dager før fristen, eller fire dager i hastetilfeller (§ 20-1 tredje ledd). Plikten gjelder ikke når opplysningene er ubetydelige for tilbudet, eller når leverandøren ikke ba om dem i rimelig tid før fristen (§ 20-1 fjerde ledd). Fristen skal også være forholdsmessig lengre enn minstefristen når tilbudet bare kan lages etter en befaring eller en gjennomgang av dokumenter på stedet (§ 20-1 andre ledd). Kan oppdragsgiver ikke gi gratis, direkte og ubegrenset elektronisk tilgang til deler av konkurransegrunnlaget, skal fristen forlenges med fem dager, unntatt i hastetilfeller (§ 20-2 fjerde ledd, § 20-3 sjette ledd og § 20-4 tredje ledd). Har en leverandør fått en fordel gjennom dialog før konkurransen, kan oppdragsgiver utjevne den ved blant annet å fastsette en tilstrekkelig frist for mottak av tilbud (§ 12-2 andre ledd bokstav b). Del II har ingen egen regel om forlengelse. Der kan oppdragsgiver bare gjøre endringer i konkurransegrunnlaget som ikke er vesentlige (§ 8-4 fjerde ledd), og § 8-14 krever at fristen tar hensyn til tiden det tar å lage tilbud.

Fristene oppdragsgiver har satt, er ifølge DFØ i utgangspunktet ufravikelige, og det er du som har risikoen for at tilbudet kommer frem i tide. Et råd: sett en intern frist minst én arbeidsdag før, last opp tilbudet i god tid, og kontroller at det faktisk er sendt.

Spør tidlig. I konkurranser etter del III skal oppdragsgiver svare på spørsmål om konkurransegrunnlaget senest seks dager før tilbudsfristen, eller fire dager i hastetilfeller, forutsatt at du spurte i tilstrekkelig tid, og svaret skal sendes til alle leverandørene (§ 14-2 andre ledd). Spør du for sent, har oppdragsgiver ikke plikt til å svare innen den fristen eller til å forlenge tilbudsfristen (§ 20-1 fjerde ledd). Del II har ingen tilsvarende svarfrist, se konkurransegrunnlag.

Tilbudsfristen er det tidspunktet oppdragsgiver har satt, ikke et antall dager fra den dagen du oppdager konkurransen. Minstefristene i del III regnes fra den dagen kunngjøringen sendes til TED eller invitasjonen sendes, og forskriften gir ingen rett til lengre frist fordi du fant kunngjøringen sent. Et råd: følg med på veiledende kunngjøringer, som varsler planlagte kjøp og i del III kan gi kortere tilbudsfrist når konkurransen kommer. Etter tilbudsfristen gjelder vedståelsesfristen: har oppdragsgiver ikke satt en, er du i konkurranser etter del II og III bundet av tilbudet i 30 dager regnet fra utløpet av tilbudsfristen, se vedståelsesfrist.

En kommune kunngjør en åpen tilbudskonkurranse om levering av arbeidsklær for 1,8 millioner kroner ekskl. mva. Verdien er under EØS-terskelverdien på 2,5 millioner kroner for kommuner, så del II gjelder, og det er ingen minstefrist. Tilbudsfristen er fredag 6. november kl. 12.00. Dere sender et spørsmål om prisskjemaet 20. oktober, og kommunen sender svaret til alle 3. november. Del II har ingen regel om forlengelse, men kommunen velger å flytte fristen til fredag 13. november kl. 12.00 og varsler alle. Dere laster opp tilbudet onsdag 11. november og kontrollerer at det er sendt. En konkurrent sender sitt tilbud kl. 12.03 den 13. november. Det tilbudet skal avvises, selv om det bare er tre minutter for sent.