Anbudskonkurranse

En anbudskonkurranse er en fremgangsmåte for å tildele en offentlig kontrakt. Oppdragsgiver kunngjør konkurransen, leverandørene leverer tilbud innen fristen, og oppdragsgiver velger tilbudet som er best etter tildelingskriteriene. Det er ikke tillatt å forhandle.

Begrepet brukes i anskaffelsesforskriftens del III, som gjelder varer, tjenester og bygge- og anleggsarbeider fra og med EØS-terskelverdiene. Helse- og sosialtjenester (del IV) og særlige tjenester (del II) har egne regler. I del III kan oppdragsgiver alltid velge mellom to former. I en åpen anbudskonkurranse kan alle interesserte levere tilbud. I en begrenset anbudskonkurranse kan alle be om å delta, men bare leverandører oppdragsgiver velger ut, får levere tilbud. Oppdragsgiver skal velge ut nok deltakere til å sikre reell konkurranse, og minst fem. Finnes det ikke et tilstrekkelig antall leverandører, kan oppdragsgiver velge ut færre. Oppdragsgiver skal oppgi nedre og øvre grense og utvelgelseskriteriene i kunngjøringen, og skal gi dem som ikke blir valgt ut en skriftlig begrunnelse.

For varer, tjenester og bygge- og anleggsarbeider under EØS-terskelverdiene heter prosedyrene åpen og begrenset tilbudskonkurranse (del II, fra 1,3 millioner kroner). Særlige tjenester er også del II over EØS-terskelverdiene. I tilbudskonkurranse skal oppdragsgiver opplyse i anskaffelsesdokumentene om den planlegger dialog med leverandørene, og kan etter tilbudsfristen ha dialog som også kan omfatte forhandlinger. I dagligtale kalles begge deler «anbud».

Løpet er det samme i hovedtrekk. Konkurransen kunngjøres, og konkurransegrunnlaget gjøres tilgjengelig. I åpen anbudskonkurranse leverer leverandørene tilbud innen fristen. I begrenset leverer de først en forespørsel om å delta, oppdragsgiver kvalifiserer og velger ut, og bare de inviterte leverer tilbud. Oppdragsgiver avviser tilbud som kommer for sent, tilbud med vesentlige avvik fra konkurransegrunnlaget og leverandører som ikke oppfyller kvalifikasjonskravene. Oppdragsgiver kontrollerer kvalifikasjon før kontrakt tildeles, og evaluerer tilbudene etter tildelingskriteriene. Deretter sender oppdragsgiver en meddelelse om valg av leverandør med begrunnelse, og karensperioden løper før kontrakten kan signeres. Kontraktsinngåelsen skal kunngjøres snarest og senest 30 dager etter at kontrakten ble inngått.

I åpen anbudskonkurranse er tilbudsfristen som hovedregel minst 30 dager regnet fra den dagen kunngjøringen sendes til TED. I begrenset anbudskonkurranse er fristen for å be om å delta som hovedregel minst 30 dager fra samme tidspunkt, og tilbudsfristen minst 25 dager fra invitasjonen. Det er unntak og forkortelser, se spørsmålene nedenfor.

Tilbudet ditt må stå på egne ben. Oppdragsgiver kan ikke forhandle om pris eller løsning etter fristen, så det du leverer innen fristen er det som vurderes. Oppdragsgiver kan skriftlig be om ettersending eller avklaring av opplysninger, men tilbudet skal ikke forbedres. Tilbud som kommer etter fristen skal avvises, og det skal leverandører som ikke oppfyller kvalifikasjonskravene.

I konkurransegrunnlaget står kravene og tildelingskriteriene. Er noe uklart, still spørsmål i god tid. Oppdragsgiver skal svare senest seks dager før tilbudsfristen utløper (fire dager i hastetilfeller), forutsatt at du har spurt i tilstrekkelig tid. Uklarheter i konkurransegrunnlaget er oppdragsgivers risiko, og uklarheter i tilbudet er din.

Skal du levere i en begrenset anbudskonkurranse, er første steg en forespørsel om å delta, og den må være inne innen den første fristen. Det er først etter utvelgelsen du får invitasjon til å levere tilbud.

En fylkeskommune kunngjør en åpen anbudskonkurranse om vaktmestertjenester for 12 millioner kroner. Verdien er over 2,5 millioner kroner, så del III gjelder. Kunngjøringen sendes til TED 2. mars, og tilbudsfristen settes til 3. april, 32 dager senere, som er over minstefristen på 30 dager. Dere leverer tilbud innen fristen. Fylkeskommunen oppdager to ulike tall for samme post i prisskjemaet og ber skriftlig om en avklaring, og dere svarer. Å forklare hvilket tall som gjelder er en avklaring, men fylkeskommunen kan ikke be dere senke prisen. Etter evalueringen får alle som leverte en meddelelse om hvem som vant, med begrunnelse og angivelse av karensperioden.