Definisjon
Konkurransegrunnlaget er det samlede dokumentsettet som beskriver hva innkjøperen skal anskaffe, hvilke krav som stilles, og hvordan tilbud skal utformes og evalueres. Det er det viktigste dokumentet i en konkurranse, og inneholder all informasjonen du trenger for å levere et fullstendig tilbud. Et typisk konkurransegrunnlag inkluderer kravspesifikasjon, kvalifikasjonskrav, tildelingskriterier med vekting, kontraktsvilkår, prismaler, leveringsbetingelser og praktiske detaljer som tilbudsfrist og leveringssted. Innkjøperen er pliktig å gi alle leverandører lik tilgang til samme konkurransegrunnlag. Spørsmål skal besvares offentlig slik at alle får samme informasjon. Endringer i konkurransegrunnlaget etter publisering må kommuniseres til alle og kan utløse forlenget tilbudsfrist.
Relevans for leverandører
Alt du trenger for å lage et godt tilbud finnes i konkurransegrunnlaget. Tendline leser hvert vedlegg og bygger kravmatrisen, med hvert krav sporet til et dokument.
Lovhenvisning
FOA § 14-1
Eksempel
Et eksempel: konkurransegrunnlaget for en kommunal IT-kontrakt er på 47 sider med vedlegg. Det inneholder en teknisk kravspesifikasjon på 18 sider, ESPD-skjema, kontraktsmal, prismatrise og evalueringsmetodikk. Tendline leser alle vedleggene og setter kravene opp i én kravmatrise.
Vanlige spørsmål
Hva gjør jeg hvis konkurransegrunnlaget er uklart?
Still spørsmål til innkjøperen så tidlig som mulig. Spørsmål må normalt stilles innen en bestemt frist før tilbudsfristen, og svarene blir tilgjengelige for alle leverandører.
Kan innkjøperen endre konkurransegrunnlaget etter publisering?
Mindre presiseringer kan gjøres. Vesentlige endringer krever forlenget tilbudsfrist og må kommuniseres til alle interesserte. Hvis endringene er for store må konkurransen avlyses og kunngjøres på nytt.
Hvor lang tid bruker dere på å analysere et konkurransegrunnlag?
Manuelt tar grundig gjennomgang av et middels stort konkurransegrunnlag 4 til 8 timer. Tendline leser hvert vedlegg og bygger kravmatrisen, slik at partneren bruker timene på det som skal tilbys.