Tilbudskonkurranse

Tilbudskonkurranse er prosedyren oppdragsgiver bruker når en anskaffelse følger del II av anskaffelsesforskriften. Del II gjelder varer, tjenester og bygge- og anleggsarbeider fra 1,3 millioner kroner og opp til EØS-terskelverdiene, unntatt helse- og sosialtjenester, og særlige tjenester fra 1,3 millioner kroner uten øvre grense (§ 5-1). Forskriften gir to valg, åpen og begrenset tilbudskonkurranse (§ 8-3), og konkurransen kunngjøres i Doffin (§ 8-17). For særlige tjenester over EØS-terskelverdien på 8,7 millioner kroner gjelder i tillegg enkelte regler fra del III, blant annet kunngjøring i TED og en karensperiode på minst 10 dager.

I en åpen tilbudskonkurranse kan alle interesserte levere tilbud, og konkurransen har ett trinn. I en begrenset tilbudskonkurranse kan alle be om å delta, men bare de oppdragsgiver inviterer, kan levere tilbud (§ 9-2). Oppdragsgiver kan sette en nedre og eventuelt en øvre grense for hvor mange som inviteres, og skal da oppgi grensene og kriteriene for utvelgelsen i anskaffelsesdokumentene. Det skal i så fall velges ut nok til å sikre reell konkurranse, og ikke færre enn tre, men færre hvis det ikke finnes nok leverandører (§ 8-9).

Til forskjell fra anbudskonkurranse i del III, der det ikke er tillatt å forhandle (§ 23-6 tredje ledd), kan oppdragsgiver i en tilbudskonkurranse forhandle med leverandørene. Etter tilbudsfristen bestemmer oppdragsgiver om den skal ha dialog med leverandørene. Dialogen kan gjelde alle sider ved tilbudene og blant annet omfatte avklaringer og forhandlinger, og den kan føres med én eller flere leverandører, så lenge utvalget skjer i samsvar med likebehandlingsprinsippet (§ 9-3). I anskaffelsesdokumentene skal oppdragsgiver opplyse om den planlegger dialog, og i så fall hva dialogen skal gjelde og så langt det er mulig hvordan den skal gjennomføres. Fraviker oppdragsgiver planen, skal begrunnelsen føres i protokollen (§ 10-5).

Del II har ingen faste minstefrister for å levere forespørsel om å delta eller tilbud. Oppdragsgiver skal sette fristene ut fra kontraktens kompleksitet og tiden leverandørene trenger for å utarbeide forespørsler og tilbud (§ 8-14), og fristen skal stå i kunngjøringen. Når leverandøren er valgt, sender oppdragsgiver en meddelelse med begrunnelse til de berørte og kan som hovedregel tidligst signere kontrakten etter en rimelig karensperiode som den selv fastsetter (§ 10-1 og § 10-2), se karensperiode.

Les hva konkurransegrunnlaget sier om dialog før du priser. Står det at oppdragsgiver planlegger forhandlinger, kan du få en runde til å forbedre tilbudet, men planen binder som hovedregel ikke, og oppdragsgiver kan tildele kontrakten på grunnlag av tilbudene slik de kom inn. Et råd: lever et tilbud du kan leve med som endelig, både på pris og løsning.

Velger oppdragsgiver å forhandle med bare noen av leverandørene, skal utvalget ifølge DFØ skje etter en rangering etter tildelingskriteriene slik tilbudene var ved tilbudsfristen. Et svakt første tilbud kan derfor holde deg utenfor forhandlingene. Oppdragsgiver kan likevel ifølge DFØ velge å avklare uklarheter og avvik først, og rangere tilbudene etterpå. DFØ skriver også at du ikke har krav på å endre andre deler av tilbudet enn dem oppdragsgiver tar opp, og at oppdragsgiver ikke har noen alminnelig plikt til å veilede deg i forhandlingene.

Avvik og kvalifikasjon behandles ulikt. Oppdragsgiver kan vente med å avgjøre om et tilbud skal avvises til etter dialogen, men har ingen plikt til det (§ 9-7). I del II knytter ikke forskriften denne adgangen til bestemte avvisningsgrunner (§ 9-7 andre ledd); for del III, se konkurranse med forhandling. DFØ skriver at også et vesentlig avvik da kan rettes, og at bare tilbud der det ikke lykkes, må avvises. Ifølge DFØ la KOFA til grunn i sak 2020/528 at oppdragsgiver ikke har plikt til å fortsette dialogen til alle avvik er rettet. Ifølge DFØ taler praksis derimot for at et kvalifikasjonskrav må være oppfylt ved tilbudsfristen: KOFA la i sak 2020/515 og lagmannsretten i LE-2022-19926 til grunn at kravet ikke kan oppfylles senere gjennom dialog. Ifølge DFØ åpner ordlyden i § 9-3 likevel for dialog om dokumentasjonen for at kravet var oppfylt ved fristen.

I en begrenset tilbudskonkurranse er forespørselen om å delta det første du leverer, og en forespørsel som kommer for sent, kan avvises (§ 9-4). Har oppdragsgiver satt en frist for å begjære midlertidig forføyning mot at forespørselen din avvises eller at du ikke blir valgt ut, skal fristen stå i anskaffelsesdokumentene og i meddelelsen til deg, og den er minst 15 dager regnet fra dagen etter meddelelsen (§ 8-16). I dialogen skal oppdragsgiver behandle leverandørene likt og kan ikke gi de andre tilgang til løsningene dine eller andre fortrolige opplysninger uten samtykke til de bestemte opplysningene (§ 9-3).

En kommune kunngjør i Doffin en åpen tilbudskonkurranse om renhold av fire skoler, anslått til 2,1 millioner kroner for hele kontraktsperioden. Det er under EØS-terskelverdien på 2,5 millioner kroner for kommuner, så del II gjelder. Konkurransegrunnlaget sier at kommunen planlegger forhandlinger med de tre beste etter tildelingskriteriene, og tilbudsfristen er satt til 24 dager. Seks tilbud kommer inn. Dere er rangert som nummer to og blir invitert til forhandlinger, mens tilbudet på femteplass ikke blir det. I møtet får dere vite at bemanningsplanen trekker ned, og dere leverer et revidert tilbud innen fristen kommunen setter. Kommunen ber også om firmaattesten dere glemte å legge ved. Den viser at dere var registrert før tilbudsfristen, så den kan ifølge DFØ ettersendes.