Konkurransepreget dialog

Konkurransepreget dialog er en anskaffelsesprosedyre der oppdragsgiver først drøfter med leverandørene hvordan behovet best kan dekkes, og deretter ber dem om endelige tilbud på løsningene fra dialogen. Formålet med dialogen er ifølge forskriften å identifisere og definere hvordan oppdragsgiverens behov best kan oppfylles, og alle sider ved anskaffelsen kan drøftes (§ 23-8). DFØ skriver at oppdragsgiver kan beskrive behovet uten å gi nøyaktige spesifikasjoner av det som skal anskaffes, og at prosedyren er ment for komplekse anskaffelser, for eksempel komplekse IT-løsninger. På engelsk heter den competitive dialogue.

I anskaffelsesforskriften finnes prosedyren bare i del III, som gjelder varer, tjenester og bygge- og anleggsarbeider fra og med EØS-terskelverdiene. Særlige tjenester følger del II fra 1,3 millioner kroner, og helse- og sosialtjenester del I og fra 8,7 millioner kroner del IV. For dem gjelder ikke reglene om konkurransepreget dialog. Vilkårene er de samme som for konkurranse med forhandling: minst ett av vilkårene i § 13-2 må være oppfylt, for eksempel at løsninger som finnes, må tilpasses, eller at kompleksiteten eller risikoen gjør det nødvendig å forhandle. Hele listen står under konkurranse med forhandling. Fra 1. juli 2026 nevner anskaffelsesloven konkurransepreget dialog som en måte å gjennomføre en innovativ anskaffelse på (§ 5o).

Prosedyren går i tre steg. Først kvalifiseringen: konkurransen kunngjøres, og alle interesserte kan be om å delta innen en frist på minst 30 dager regnet fra den dagen kunngjøringen sendes til TED (§ 20-5). Forespørselen leveres med ESPD. Velger oppdragsgiver ut blant de kvalifiserte, skal minst tre inviteres, færre bare hvis det ikke finnes nok kvalifiserte (§ 16-12). Invitasjonen sier når dialogen begynner, og hvor og på hvilket språk den foregår (§ 23-2).

Så dialogen: oppdragsgiver skal innlede dialog med alle de inviterte, med mindre den reduserer antallet løsninger. Har oppdragsgiver forbeholdt seg det i kunngjøringen eller invitasjonen til å bekrefte interesse, kan dialogen skje i faser der løsninger skilles ut på grunnlag av tildelingskriteriene, og den som får løsningen sin forkastet, skal snarest få skriftlig melding med en kort begrunnelse (§ 23-11). DFØ skriver at møter og annen muntlig kommunikasjon i dialogen må dokumenteres, for eksempel med referat.

Til slutt tilbudene: når oppdragsgiver har funnet løsningene som kan dekke behovet, avslutter den dialogen og ber de gjenværende om endelige tilbud basert på løsningene de har lagt fram i dialogen. Tilbudene skal inneholde alt som er nødvendig for å gjennomføre løsningen (§ 23-9). Kontrakten tildeles bare på grunnlag av det beste forholdet mellom pris eller kostnad og kvalitet. Laveste pris eller kostnad alene er ikke tillatt (§ 18-1 åttende ledd).

Regn med at det koster. DFØ skriver at dialogen er ressurskrevende for både oppdragsgiver og leverandører, og at prosedyren ofte er mer komplisert enn konkurranse med forhandling, fordi leverandørene kan foreslå helt ulike løsninger. Du bruker tid på løsningsforslag og møter i flere runder før du vet om du får kontrakten, og løsningen din kan bli skilt ut underveis. Et råd: les i kunngjøringen og konkurransegrunnlaget hvor mange som skal inviteres, om dialogen skal skje i faser, hvor mange runder som er planlagt, og om oppdragsgiver betaler deltakerne, før du ber om å delta.

Det du legger fram i dialogen, er vernet. Oppdragsgiver skal behandle leverandørene likt og kan ikke gi de andre tilgang til løsningene dine eller andre fortrolige opplysninger uten at du samtykker til de bestemte opplysningene (§ 23-10). DFØ skriver at likebehandling betyr at påpeker oppdragsgiver styrker og svakheter ved én løsning, må den gjøre det samme med de andre, men at det ikke er et krav å bruke like mye tid på hver. Et råd: merk hva som er fortrolig i det du leverer, og samtykk bare til konkrete opplysninger.

Det endelige tilbudet må være komplett. DFØ skriver at det ikke er tillatt å forhandle om løsningene etter at de endelige tilbudene er levert. Oppdragsgiver kan likevel be deg avklare, presisere og optimere tilbudet, og ferdigforhandle kontraktsvilkårene med den valgte leverandøren, innenfor grensene i § 23-9. Tilbud med vesentlige avvik fra anskaffelsesdokumentene skal avvises (§ 24-8 første ledd bokstav b). Forskriften har ingen minstefrist for de endelige tilbudene, bare et krav om at fristen tar hensyn til kompleksiteten og tiden det tar å utarbeide tilbudet (§ 20-1). DFØ skriver at oppdragsgiver må sette en frist som gir alle nok tid, også dem som hadde dialogmøtene sine sist.

Et direktorat skal anskaffe en ny løsning for å ta imot og behandle søknader fra publikum, anslått til 20 millioner kroner. Det er over EØS-terskelverdien på 1,63 millioner kroner for statlige myndigheter, så del III gjelder. Direktoratet vet ikke om behovet best dekkes med en tilpasset standardløsning, en plattform det bygger videre på eller en skytjeneste, og fordi løsningen må tilpasses, velger det konkurransepreget dialog. Kunngjøringen sendes til TED 1. mars 2027, og fristen for å be om å delta settes til 6. april. Sju leverandører ber om å delta, og fem blir invitert. Direktoratet har forbeholdt seg å redusere i faser og betaler 150 000 kroner til hver som leverer et løsningsforslag etter reglene i konkurransegrunnlaget. Etter andre dialogrunde skilles to løsninger ut etter tildelingskriteriene. De tre som er igjen, leverer endelige tilbud, og kontrakten tildeles på det beste forholdet mellom pris og kvalitet.