Dynamisk innkjøpsordning

En dynamisk innkjøpsordning er en fullt elektronisk ordning for å kjøpe ytelser som ikke trenger særlige tilpasninger, for eksempel hyllevarer (anskaffelsesforskriften § 26-4). Den kalles også DIO, eller DPS etter det engelske dynamic purchasing system. Ordningen har to trinn: først tas leverandører opp, og deretter konkurrerer de som er tatt opp, om hver kontrakt oppdragsgiver vil inngå. DFØ nevner blant annet kontorrekvisita, forbruksmateriell, programvare, renhold, transport, enkle bygge- og anleggsarbeider og enkelte konsulenttjenester som eksempler på hva ordningen passer for.

Oppdragsgiver etablerer ordningen med en begrenset anbudskonkurranse som kunngjøres etter reglene i del III (§ 26-5). Kunngjøringen skal angi hvor lenge ordningen varer, og endringer i varigheten skal kunngjøres. Forskriften setter ingen øvre grense, og DFØ skriver at det ikke er noen begrensning på hvor lenge en ordning kan vare. Konkurransegrunnlaget skal være gratis, direkte og ubegrenset tilgjengelig elektronisk så lenge ordningen varer, og skal blant annet si hva og hvor mye oppdragsgiver planlegger å kjøpe, hvilke kategorier ordningen eventuelt er delt inn i, og hvilke kvalifikasjonskrav som gjelder i hver kategori. Verdien som avgjør hvilke regler som gjelder, er den maksimale verdien av alle kontraktene oppdragsgiver regner med å inngå mens ordningen varer (§ 5-4 femte ledd).

Alle leverandører som oppfyller kvalifikasjonskravene, skal tas opp, og oppdragsgiver kan ikke sette tak på antallet (§ 26-6). Før den første konkurransen under ordningen er det en søknadsfrist på minst 30 dager regnet fra den dagen oppdragsgiver sender kunngjøringen til TED, eller fra den dagen den sender invitasjonen til å bekrefte interesse. Når invitasjonen til den første konkurransen er sendt, gjelder ingen søknadsfrist, og leverandører kan søke om opptak så lenge ordningen varer. Oppdragsgiver kan ikke kreve gebyr for søknaden eller for å delta (§ 26-4).

For hver kontrakt inviterer oppdragsgiver alle leverandørene som er tatt opp, eller alle som er tatt opp i kategorien kontrakten gjelder (§ 26-7). Tilbudsfristen er minst 10 dager regnet fra den dagen invitasjonen ble sendt, men ikke-statlige oppdragsgivere kan fastsette en kortere frist i samarbeid med leverandørene i ordningen. Tilbudene vurderes etter tildelingskriteriene i kunngjøringen, som kan presiseres i invitasjonen. Det kreves ingen karensperiode før kontrakten inngås (§ 25-2), men hver kontraktsinngåelse skal kunngjøres snarest og senest 30 dager etter at kontrakten ble inngått (§ 26-7 og § 21-6).

Reglene om å etablere og drive en ordning står i del III av anskaffelsesforskriften (§ 26-4 til § 26-7). Del II og del IV har ingen bestemmelser om dynamiske innkjøpsordninger. En oppdragsgiver kan også kjøpe gjennom en ordning som en innkjøpssentral har etablert, og skal da være identifisert i kunngjøringen (§ 7-8). Forsyningsforskriften har egne regler om ordningen (§ 22-2 til § 22-5).

Du kan søke om opptak når som helst så lenge ordningen varer. For en rammeavtale legger DFØ til grunn at nye leverandører ikke kan slutte seg til etter at den er inngått. Rakk du ikke den første søknadsfristen i en dynamisk innkjøpsordning, eller oppfyller du kravene først senere, kan du søke da. Ifølge DFØ kunngjøres ikke konkurransen om hver enkelt kontrakt, og invitasjonen går bare til dem som er tatt opp. Den som ikke er tatt opp, får altså ikke invitasjon til konkurransene. Et råd: søk om opptak i hver kategori du kan levere i.

Hver konkurranse handler om tilbudet. Kvalifikasjonen er vurdert ved opptaket, og DFØ skriver at prisen først fastsettes i hver enkelt konkurranse. Fristen kan være kort, minst 10 dager, og hos ikke-statlige oppdragsgivere kortere etter avtale med leverandørene. Oppdragsgiver kan også be om tilbud i form av en elektronisk katalog eller holde en elektronisk auksjon (§ 27-1 og § 27-2). Et råd: ha prisgrunnlag, CV-er og standardtekster klare, så du rekker å svare på invitasjonene.

Hold kvalifikasjonen oppdatert. Oppdragsgiver kan når som helst kreve at du leverer en oppdatert egenerklæring (ESPD) innen fem virkedager, og før en kontrakt tildeles, skal den valgte leverandøren straks levere oppdaterte dokumentasjonsbevis (§ 26-7 sjette ledd og § 17-1). Et krav til årlig minimumsomsetning skal beregnes ut fra den forventede maksimale verdien av kontraktene som skal inngås under ordningen (§ 16-3 fjerde ledd).

En fylkeskommune etablerer en dynamisk innkjøpsordning for innleie av IT-konsulenter i fem år, anslått til 40 millioner kroner, delt i tre kategorier: prosjektledelse, utvikling og drift. Verdien er over EØS-terskelverdien på 2,5 millioner kroner for fylkeskommuner. Kunngjøringen sendes til TED 4. januar 2027, og søknadsfristen før første konkurranse settes til 8. februar, 35 dager senere. Dere oppfyller ikke kravet til referanser i utvikling før i juni, og søker om opptak i den kategorien da. Fylkeskommunen vurderer søknaden innen 10 virkedager og tar dere opp. Neste gang fylkeskommunen trenger en utvikler, får alle i kategorien en invitasjon med 10 dagers tilbudsfrist. Dere vinner, kontrakten signeres uten karensperiode, og fylkeskommunen kunngjør kontraktsinngåelsen innen 30 dager.