Vedståelsesfrist

Vedståelsesfristen angir hvor lenge tilbudene skal være bindende (anskaffelsesforskriften § 8-15 og § 20-6). Så lenge den løper, er du bundet av prisene og vilkårene i tilbudet. Oppdragsgiver kan fastsette fristen, men skal ikke sette den lenger enn nødvendig. Har oppdragsgiver ikke satt en vedståelsesfrist, gjelder en frist på 30 dager regnet fra utløpet av tilbudsfristen.

Reglene står i del II, som gjelder fra 1,3 millioner kroner ekskl. mva. og opp til EØS-terskelverdiene og for særlige tjenester fra 1,3 millioner kroner uten øvre grense, og i del III, som gjelder fra og med EØS-terskelverdiene for vare-, tjeneste- og bygge- og anleggskontrakter, men ikke for særlige tjenester og helse- og sosialtjenester. Forskriften har ingen regel om vedståelsesfrist i del I, som er den eneste delen som gjelder fra 500 000 til 1,3 millioner kroner ekskl. mva. og for helse- og sosialtjenester under 8,7 millioner kroner, eller i del IV, for helse- og sosialtjenester fra og med 8,7 millioner kroner. Et råd: se etter vedståelsesfristen i konkurransegrunnlaget, og spør oppdragsgiver hvis den mangler.

Tilbudet skal være skriftlig og bindende, og et tilbud som ikke kan anses bindende, skal avvises (§ 9-1, § 9-6, § 23-3 og § 24-8). Ifølge DFØ er en leverandør som er avvist, ikke lenger bundet av tilbudet.

Før vedståelsesfristen går ut, kan oppdragsgiver spørre leverandørene som har levert tilbud, og som ikke er avvist eller har fått tilbudet forkastet, om å forlenge den. Etter at fristen har gått ut, kan oppdragsgiver innen rimelig tid spørre de samme leverandørene om å fastholde tilbudet. Begge deler er bare tillatt når det ikke fører til en vesentlig endring av grunnlaget for konkurransen eller av leverandørens opprinnelige tilbud (§ 8-15 tredje ledd og § 20-6 tredje ledd).

Et bindende tilbud binder kapasitet. Bemanning, priser og avtaler med underleverandører må holde så lenge fristen løper, og lenger hvis du sier ja til å forlenge den. Et råd: sjekk før du leverer at alt dette holder hele vedståelsesfristen, og skriv ikke i tilbudet en kortere vedståelsesfrist enn konkurransegrunnlaget krever. Det kan regnes som et avvik, og et tilbud som ikke kan anses bindende eller har vesentlige avvik fra anskaffelsesdokumentene, skal avvises (§ 9-6 og § 24-8).

Ifølge DFØ er du bundet også etter at oppdragsgiver har meldt at en annen er valgt, helt til vedståelsesfristen går ut eller kontrakten er signert. Blir du bedt om å forlenge fristen, pålegger forskriften deg ikke å si ja. Et råd: svar skriftlig innen fristen oppdragsgiver gir, og si fra med en gang hvis prisene eller kapasiteten ikke lenger holder. Hva som skjer når noen klager, står i spørsmålene nedenfor.

En fylkeskommune gjennomfører en åpen anbudskonkurranse om renhold av skolebygg for 12 millioner kroner ekskl. mva. Det er over 2,5 millioner kroner, så del III gjelder. Tilbudsfristen er 1. mars kl. 12.00, og konkurransegrunnlaget sier at tilbudene er bindende til 30. april. Dere kommer på andreplass. En annen leverandør begjærer midlertidig forføyning mot valget. Begjæringen er fremsatt innen karensperioden og forkynt, så fylkeskommunen kan ikke signere før tingretten har tatt stilling. 20. april ber fylkeskommunen leverandørene som ikke er avvist, om å forlenge vedståelsesfristen til 30. juni. Ifølge DFØ er dere fortsatt bundet til 30. april selv om dere ikke ble valgt. Dere sjekker at bemanningen og prisene holder ut juni, og sier ja. Hadde dere sagt nei, ville tilbudet ikke lenger vært bindende etter 30. april.