Kontraktsendring

Kontraktsendring er en endring i en kontrakt som allerede er inngått, for eksempel mer av det samme, nye leveranser, lengre varighet, endret pris eller en ny leverandør. Spørsmålet er om endringen kan gjøres i den kontrakten som finnes, eller om den i realiteten er en ny anskaffelse som krever konkurranse. DFØ legger til grunn at det avgjørende er om den endrede kontrakten er vesentlig forskjellig fra den opprinnelige, slik at det i realiteten er inngått en ny anskaffelse som skulle vært kunngjort.

I konkurranser etter del III lister § 28-1 opp seks typer endringer som er tillatt uten ny konkurranse. Det er endringer etter en endringsklausul, for eksempel en opsjon eller en prisindeksklausul, og endringer av mindre verdi. Det er også nødvendige tilleggsleveranser når leverandøren ikke kan byttes av tekniske eller økonomiske grunner og et bytte ville gitt betydelige vanskeligheter eller vesentlige ekstrakostnader, og endringer som skyldes omstendigheter en aktsom oppdragsgiver ikke kunne forutse. De to siste er ny leverandør etter en omstrukturering, som fusjon, oppkjøp eller konkurs, og endringer som ikke er vesentlige, uansett verdi.

For endringer av mindre verdi må prisøkningen være lavere enn både EØS-terskelverdien i § 5-3 og 10 prosent av den opprinnelige kontraktsverdien for vare- og tjenestekontrakter, eller 15 prosent for bygge- og anleggskontrakter. Den laveste grensen gjelder, og flere endringer etter hverandre regnes samlet. Det gjelder bare når anskaffelsens overordnede karakter ikke endres, selv om prisøkningen er under grensene. For vare- og tjenestekontrakter over 16,3 millioner kroner hos statlige myndigheter, og over 25 millioner kroner hos andre oppdragsgivere, er det kronebeløpet som binder, fordi 10 prosent da er mer enn 1,63 eller 2,5 millioner kroner. For bygge- og anleggskontrakter er EØS-terskelverdien 62,9 millioner kroner, og det er prosenten som binder med mindre kontrakten er på over om lag 419 millioner kroner (62,9 / 0,15). Tilleggsleveranser og uforutsette endringer kan ikke øke prisen med mer enn 50 prosent av den opprinnelige verdien per endring, og skal ikke gjøres for å omgå forskriften. Uforutsette endringer gjelder bare når anskaffelsens overordnede karakter ikke endres. Endringer av disse to typene skal kunngjøres i Doffin (§ 28-1 tredje ledd og § 21-1).

I konkurranser etter del III er en endring alltid vesentlig hvis den gjelder nye betingelser som ville ha ført til at andre leverandører potensielt kunne ha deltatt eller at en annen leverandør kunne fått kontrakten, hvis den endrer kontraktens økonomiske balanse til fordel for leverandøren, hvis den utvider omfanget betydelig, eller hvis den bytter leverandør utenom en omstrukturering (§ 28-2 bokstav a til d).

Del II gjelder kontrakter fra 1,3 millioner kroner og opp til EØS-terskelverdiene (ikke helse- og sosialtjenester) og særlige tjenester fra 1,3 millioner kroner uten øvre grense. Der kan oppdragsgiver gjøre endringer som ikke er vesentlige, og en endring er vesentlig hvis innholdet i kontrakten blir vesentlig forskjellig fra den opprinnelige kontrakten (§ 11-2). Del II har ingen faste kronebeløp eller prosenter. DFØ skriver at adgangen til å endre er noe større enn i del III, og at en endring som ikke er vesentlig etter del III, i all hovedsak heller ikke er vesentlig etter del II.

Forskriften har ingen egen bestemmelse om endringer i kontrakter etter del I og del IV. Det gjelder kontrakter fra og med 500 000 kroner og under 1,3 millioner kroner, helse- og sosialtjenester under 8,7 millioner kroner (del I) og helse- og sosialtjenester fra og med 8,7 millioner kroner (del IV).

Som leverandør møter du kontraktsendringer fra to sider. Har du kontrakten, er det du som får forespørselen om mer, noe annet eller lengre tid. Reglene retter seg mot oppdragsgiver, men en ulovlig endring kan også ramme deg. I konkurranser etter del III kan oppdragsgiver si opp kontrakten når det er gjort vesentlige endringer som krever ny konkurranse (§ 28-3 bokstav a). Råd: be oppdragsgiver si hvilken regel endringen bygger på, og få det skrevet inn i endringsavtalen.

Endringer kan også skje uten at noen skriver dem ned. Ifølge DFØ har KOFA i flere saker lagt til grunn at når oppdragsgiver ikke følger opp mislighold, kan den økonomiske balansen i avtalen forskyves til fordel for leverandøren. Leverer du noe annet enn kontrakten krever, og oppdragsgiver godtar det, kan det altså bli vurdert som en endring.

Er du konkurrent, kan en endring i en annens kontrakt være et kjøp du kunne konkurrert om. Tilleggsleveranser og uforutsette endringer etter del III skal kunngjøres i Doffin på skjemaet «Endring i inngått kontrakt» (DFØ), så der kan du se dem. En vesentlig endring uten ny konkurranse kan være en ulovlig direkte anskaffelse, og da kan du klage til KOFA uten å vise saklig interesse. Fristene og gebyret står på sidene om direkte anskaffelse og KOFA.

En kommune har en kontrakt om IT-drift på 40 millioner kroner eksklusive merverdiavgift over fire år, inngått etter del III. Kommunen vil legge til drift av et nytt fagsystem for 3 millioner kroner. Det er under 10 prosent av kontraktsverdien, som er 4 millioner kroner, men over 2,5 millioner kroner, som er EØS-terskelverdien for kommuner. Endringen faller derfor utenfor unntaket for endringer av mindre verdi. Hadde tillegget vært 2 millioner kroner, uten tidligere slike endringer i kontrakten, kunne det vært tillatt etter § 28-1 første ledd bokstav b, så lenge kontraktens overordnede karakter ikke endres.

For 3 millioner kroner må kommunen finne et annet grunnlag i § 28-1, for eksempel en opsjon i kontrakten som dekker tillegget, eller at endringen etter en konkret vurdering ikke er vesentlig. Ellers krever tillegget en ny konkurranse. Er du leverandøren, er det din kontrakt som endres, så be om at grunnlaget står i endringsavtalen.